Vivemos recentemente um caos devido à paralisação dos caminhoneiros. Claro que é uma soma de fatores que torna a situação completamente atípica, mas serve para pensarmos em um assunto importante. De forma muito superficial, a greve só teve esse impacto porque temos poucas alternativas para o transporte de carga, isto é a malha rodoviária é a grande “fornecedora” do Brasil para este serviço.
Então, como está o seu planejamento para imprevistos? Sua empresa é do tipo que pensa rápido, já possui algumas cartas na manga ou concentra tudo em apenas um fornecedor, funcionário ou até um cliente e fica a mercê caso algo aconteça?
Se um país inteiro tem grandes perdas devido ao mal planejamento e decisões erradas que lições podemos tirar disto?
Procedimentos e padronização são fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa. Planejamentos que acreditamos só serem necessários em empresas grandes e multinacionais são mais importantes ainda para o pequeno negócio, pois os prejuízos causados pelo tempo lento de reação podem custar o equilíbrio das contas e da empresa.
Exemplos básicos:
* Um restaurante onde apenas 1 cozinheiro saiba o que fazer, que não tenha fichas técnicas e nem procedimentos definidos. Se ele pega uma virose, como resolver os dias em que ele ficará fora? E as férias dele? Certamente o restaurante ficará perdido, com uma equipe sobrecarregada, e cairá a qualidade.
* Um pequeno e-commerce que faz cestas de café da manhã e possui apenas um contato de fornecedor das cestas em si, se a empresa dele fecha dois dias por algum motivo, todos os prazos serão afetados. Bem como, se o entregador não chegar para fazer as entregas, já deve haver um plano B definido para manter os compromissos com os clientes da Internet.
* Uma confecção não pode depender somente de um único cliente, é necessário um trabalho comercial constante para melhorar o mix de clientes. Cidades inteiras no interior do Brasil tiveram crises gravíssimas devido ao fechamento de grandes varejistas nas capitais.
Claro que estes são apenas alguns exemplos do que pode acontecer, o ideal é que sejam feitos:
– Processos bem definidos na empresa;
– Nestes processos, mapeamento de ações para serem tomadas em situações de adversidades simples, corriqueiras que podem acontecer no dia a dia;
– Definir pessoas com poder decisório para caso de situações não previstas, pois é evidente que ninguém conseguirá prever todas as possibilidades ruins;
– Nos processos de compras, sempre usar a regra de 3 cotações;
– Nos processos comerciais considerar que as vantagens de uma carteira de clientes maior.
O importante é que ocorra uma reação rápida e eficiente para qualquer adversidade, mas como isto normalmente tem um custo não previsto, uma (ou mais) pessoa(s) tem que estar pré-autorizadas a tomar decisões rápidas em prol de manter a qualidade e preservar a marca de empresa.
Não esquecendo também de sempre ter uma comunicação clara e eficiente com seu cliente caso algo dê errado. Mais fácil ele compreender uma situação atípica do que ficar esperando por um produto ou serviço que não será entregue ou chegará diferente do pedido por algum motivo.
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