Para ter sucesso, todo projeto que envolve mudanças corporativas possui 3 grandes áreas. Elas devem estar equilibradas, por isso chamamos elas de pilares. Porém cada projeto gera mudanças em cada um desses pilares, o que pode gerar desequilíbrio se não for corretamente implantado.
São as ações sequencias para atingir um objetivo. Por exemplo, no processo de vendas é necessário para concluir a venda:
- o cadastro do cliente,
- o primeiro contato,
- o entendimento da necessidade,
- a proposta,
- a argumentação
- a conclusão
Tudo isso, como no caso de varejo, pode acontecer em questão de minutos, mas outros ramos podem levar meses ou até anos para executá-los.
São os softwares e hardwares disponíveis para a empresa, capazes de armazenar dados e processá-los. Alguns exemplos de sistemas implantados – ERP, CRM, Suporte a Call Center, MRP, etc.
Tecnologia é fundamental para a implantação de projetos porque empresas geram milhares de dados em cada processo, a correta analise dos dados gera informações fundamentais para a tomada de decisões. Apenas sistemas são capazes de armazenar e processar esses dados gerando informações que podem ser lidas e estudadas
Um projeto pode não considerar a implantação de um grande sistema integrado, mas necessariamente deverá resolver a questão de como os dados serão armazenados e tratados.
Chegamos então ao pilar fundamental, pois sem o mesmo, os outros dois perdem a razão de ser. Simplesmente não há processos e tecnologia sem pessoas para realizá-los e gerenciá-los.
- Mapeamento do processo atual, ou seja, no momento anterior à execução do projeto.
- Determinar os pontos de melhoria,
- A responsabilidade sobre cada ação
- Como as ações serão registradas e mensuradas,
- Definição de processos futuros – a serem implantados pelo projeto.
- Devem ser analisados os atuais sistemas e sua estrutura de hardware.
- Definição da demanda de estrutura tecnológica que a implantação do projeto criará.
- Da comparação entre a necessidade e o situação atual será criado um relatório de “fit-gap”
- Este relatório deve ser comparado a o que cada opção de tecnologia pode prover. Havendo diversos fornecedores de softwares, seus produtos devem ser comparados em cada funcionalidade, com um balizamento do que cada uma representa para o pleno sucesso do projeto
Por exemplo para um projeto de implantação de sistema de call Center, deve-se analisar o sistema atual, quais são as necessidades do novo processo em termos de sistema, comparar o que ficará “faltando” e as alternativas, tais como melhoria do sistema atual, melhoria de hardware e as alternativas disponíveis no mercado.
O processo de mudança de pessoas, ou “change management”, deve considerar:
- comunicação do projeto
- treinamento
- motivação organizacional
- análise de capacidades
- análise de competências
Mas sobretudo necessita do apoio irrestrito da alta gerência ao projeto.
O gerenciamento dos projetos é plenamente definido por práticas do PMBok, mas deve-se considerar ainda todo o impacto na organização. Segmentar os pontos de maior alteração e criar técnicas para dirimir a curva de mudança pode evitar grandes dores de cabeça.
Leonardo Canto e Mello é formado em administração de empresas e pós-graduado em marketing e gestão. Gerenciou a implementação de projetos globais de CRM e web da multinacional Linde (antiga AGA). Gerente de mais de 30 projetos realizados com sucesso nas áreas de CRM, Marketing e Webmarketing.
